Энциклопедия банкета

21 июня 2017

Как я организовал корпоратив — личный опыт


Как я организовал корпоратив — личный опыт

Профессии организатора мероприятий далеко не всегда обучают в вузах. Пиарщиков, маркетологов, сотрудников отделов по работе с персоналом и даже бухгалтеров могут озадачить подготовкой корпоратива для компании. Полезно прочесть пару книг по event-менеджменту, но если решать приходится быстро, советуем ознакомиться с чужим опытом, а также нашими экспертными советами.

ЛИЧНЫЙ ОПЫТ


Татьяна Дейко

Руководитель отдела маркетинга ООО «Таллер»
о том, чему научили 7 лет организации корпоративов

— Я занимаю должность руководителя отдела маркетинга уже 7 лет и единолично организовываю новогодние корпоративы в «Таллере», делала это и в других компаниях. Так сложилось, что я ответственна именно за новогодние праздники, а другими тимбилдинг-мероприятиями занимается отдел персонала. Мы проводим несколько корпоративов в год, так как стараемся повышать сплоченность команды.

Конечно, есть план организации мероприятия. В начале года мне озвучивают бюджет, за годы работы я научилась прикидывать, какая часть уйдет на меню, на алкоголь, а сколько потребуется на развлекательную программу, и распределяю средства по этим статьям расходов. Начинаю с выбора ресторана, бронирую его достаточно рано, весной-летом, уже осенью приступаю к планированию развлечений.

Форс-мажоры случаются, например, часто не соблюдается тайминг, но хороший ведущий это грамотно сгладит. Все предусмотреть невозможно, но точно советую не откладывать организацию на потом, чтобы остался выбор ресторанов, ведущих и артистов, их лучше бронировать заранее. Несколько лет я самостоятельно выбирала всех специалистов, а также координировала их работу на мероприятии, сейчас обращаюсь к event-агентству. Поняла, что быть гостьей праздника (я же тоже имею на него право) и контролировать все происходящее не получается. Удержать внимание 80 гостей надо уметь.

Первый наш тематический праздник прошел в стиле Чикаго тридцатых годов. Эта тема была популярной, а выбранный зал ей соответствовал. Я волновалась, что многие придут без костюма, поэтому подготовила призы за самые экстравагантные наряды, о чем было сказано в пригласительных, также предусмотрела бюджет, чтобы купить тематические аксессуары для гостей: повязки на голову, шляпы, шарфы, боа. Кроме костюмов была тематическая программа, конкурсы и декор, на столах лежали шоколадные монетки и слитки золота. Эта история всем понравилась, теперь накануне корпоратива коллеги всегда интересуются, понадобятся ли костюмы.

Организовав уже достаточно мероприятий, я поняла, что хороший корпоратив — это удачное сочетание 3 важных составляющих: ресторан (интерьер и еда), ведущий и настроение коллектива.

Ресторан выбирается исходя из многих составляющих: удобство расположения, стоимость, интерьер, возможность закрытия целиком или обособленность от других гостей, отзывы о ресторане. При выборе советуюсь с руководством и учитываю мнение коллег.

Гости не обрадуются, если будет мало еды, но обширная программа. По алкоголю надо понимать средний расход на человека. Банкетные менеджеры считают минимальный расход по рюмке/бокалу каждого напитка, умноженный на количество гостей. Я считаю немного иначе, по опыту прошлых банкетов в нашем коллективе. У нас бюджет делится примерно поровну на ресторан (меню, алкоголь, обслуживание) и развлекательную часть.

Задать настроение помогут красочные пригласительные, мы отправляем их по электронной почте, а также вывешиваем на доску информации.

В бюджет я укладываюсь всегда. Бюджетирование мероприятия у всех, наверное, происходит по-разному, от суммы или от задачи. У нас выделяется изначальная сумма, конечно, она берется не с потолка, учитываются прошлогодние затраты. Планирование следует начинать с распределения суммы на меню, обслуживание, сборы и алкоголь.

В оформлении ресторана на корпоратив всегда используем наш логотип, один раз сделали торт в форме кастрюли (прим. ред. — компания «Таллер» — производитель посуды). Использовали посуду нашего бренда в шуточных конкурсах, например, однажды фокусник показательно гнул ложки конкурентов, а наши не мог. Тем не менее мы не стараемся перегрузить праздник специальным напоминанием о продукте, не превращаем его в работу или тренинг, а стремимся к дружбе и сплочению коллектива, поэтому на празднике не забываем, что мы вместе и мы команда!

 

Екатерина Чекмарева

Секретарь AO «Киилто-Клей»
о том, что сделать в первую очередь

— Я работаю секретарем офиса и помогаю искать площадки для корпоративов, выбираю подходящие по площади, расположению, по цене и по дате. Затем отобранные варианты лично осматривает руководитель административного отдела, общается с организаторами на месте.

Для начала следует понять, сколько человек планируется на мероприятии, в каком районе удобно его проводить и каков бюджет. То есть нужно выбрать критерии отбора, а затем следовать им.

Главный совет — все готовить заранее. Времени всегда не хватает и приходится откладывать подготовку практически до последнего момента, а затем бегать, пытаясь все успеть, но если пересилить себя и хотя бы определиться с местом проведения праздника заранее, то получится избежать этой ненужной гонки и поиска зала в тот момент, когда все лучшее и подходящее уже давно забронировано (особенно важно для корпоратива на Новый год).

Всегда есть риск, что ресторан в действительности выглядит несколько иначе, нежели на фото. Пара «хороших» вариантов отпали сами собой, когда менеджер приехала и просто увидела зал. Иногда бывает, что управляющие или владельцы ресторана сначала говорят: «Да, мы придержим для вас зал», а затем манипулируют: «Появилась компания, готовая внести предоплату». С такими ресторанами, какими бы они ни были красивыми, работать уже не хочется. В последний раз мы посмотрели 6 мест перед принятием решения о выборе площадки

Выбирая банкетное меню и напитки, мы прислушивались к рекомендациям сотрудников ресторана, надеялись на их опыт. Бюджет немного превысили.

 

СОВЕТЫ БАНКЕТНОЙ СЛУЖБЫ RESTORATING


Анна

Менеджер банкетной службы компании «Ресторанный рейтинг»

— Сегментируйте бюджет, решите, сколько потратите на каждую часть: приветственный фуршет, банкет, алкоголь, программу.

Присмотритесь к коллективу — смогут ли гости праздновать долго или не очень, нужна активная насыщенная программа или скорее спокойный праздник. Важно понимать, какого возраста и социального слоя будут люди на корпоративе, от этого зависит, насколько понятная или высокая кухня им нужна, какого размера порции, сколько алкоголя и какой именно.

Важно понимать, какую часть от общего бюджета составит программа. Диапазон ценовых предложений крайне широк, одно дело заказать начинающий джаз-бэнд, другое — Игоря Бутмана, хватит вам пары аниматоров или нужен профессиональный шоу-балет. Стоит проконсультироваться с рестораном, был ли опыт проведения желаемой программы, возможно есть какие-то затруднения для определенных типов выступлений.

Узнайте, нет ли у ресторана предложений на алкоголь по специальным ценам от поставщиков, это может быть дешевле, чем закупка в магазине, в любом случае, существенно сэкономите бюджет на доставке и не придется сомневаться в качестве алкоголя.

Оптимальное количество еды на человека — 1-1,2 кг, этого хватает всем и всегда. Если коллектив женский, то можно взять меньше, а если мужской, особенно представители рабочих профессий, то увеличить до 1,5 кг. Основное правило при заказе алкоголя — летом лучше идут легкие, охлажденные напитки, коктейли, а зимой что-то более понятное, крепкое, согревающее.

 

УЛОВКИ РЕСТОРАНОВ

На популярные даты, особенно в сезон новогодних корпоративов, все в разы увеличивают цены. Зачастую праздник в соседний, формально менее востребованный день, обойдется значительно дешевле. Есть ли смысл переплачивать?

Рестораны часто намеренно приукрашивают достоинства более дорогого меню или говорят, что если взять дешевле, то еды точно не хватит.

Могут набивать себе цену, пытаться склонить взять более дорогие услуги и меню, говоря, якобы на интересующую вас дату есть более высокобюджетные претенденты.

Важно сразу письменно фиксировать все дополнительные сборы (сервисный, пробковый, платная парковка, уборка), взимаемые на мероприятии, чтобы их не выставили постфактум без вашего ведома.

Читайте также:

Пожалуйста, авторизуйтесь, чтобы оставить свой комментарий.

Собрать всех: почему корпоратив с незнакомцами полезен для бизнеса

Кратко о сути сборных корпоративов и подборка лучших предложений этого года.

Закрыть ресторан на одну ночь: новогодний корпоратив

Что делать, если коллеги заслужили достойный корпоратив на Новый год.

Корпоратив — в ногу со временем

Об особенностях организации корпоратива в 2017 году.