Энциклопедия банкета

27 декабря 2017

Памятка: 7 вопросов организатору банкета


Памятка: 7 вопросов организатору банкета

Памятка: 7 вопросов организатору банкета

До Нового года осталось всего ничего. Кто-то уже отметил корпоративный праздник, другим осталось купить платье и подарок к «Тайному Санте», а мы подводим итоги. В этом году сотрудники банкетной службы «Ресторанного рейтинга» снова подбирали петербуржцам рестораны для новогодних банкетов, объясняли, куда пойти с труппой саксофонистов, а где получится провести мини-квест. Однако в большинстве случаев у заказчиков банкетов возникают одни и те же вопросы, а у нас сложилась памятка с ответами для новичков. За исключением пары нюансов, эти же правила актуальны также и для тех, кто готовится к свадьбе. Делимся самым важным.

Когда пора бронировать банкет?

Качественный новогодний банкет принято готовить за 3-6 месяцев. Крупные компании начинают поиск площадок уже летом, остальным хорошо бы забронировать ресторан к октябрю. При этом хороший ужин для небольшого коллектива посильно устроить за 2-3 недели. Самые удачные даты — пятницы и субботы — разбирают загодя, зато в последний момент больше шансов получить скидку, если вы готовы на уступки: выбрать будний день, отказаться от караоке, предпочесть фуршетное накрытие. Еще одна хитрость — оставить праздник на январь. 11-13 января — популярные даты для постновогодней ностальгии, а цены уже несезонные.

Чем будут кормить?

В обычное банкетное предложение входит чуть больше килограмма еды на человека. Сотрудники ресторанов отмечают, что на корпоративах еда заканчивается быстрее, чем на свадьбах. Возможно, на свадьбах больше говорят (или больше пьют). Если на празднике будет много мужчин, лучше подстраховаться и выбрать меню с общим весом блюд 1,3-1,5 кг на человека. Распределение по типам блюд такое: 3-5 видов холодных закусок (350-500 г), 3 салата (300-500 г), горячее блюдо с гарниром (200-300 г), порция торта (150 г), стакан морса, возможно, бокал игристого. Забирать украдкой оставшуюся еду голодным родственникам совсем не нужно — все, чем вы хотели бы поделиться с ближними, вам упакуют с собой за небольшую доплату (за упаковку).

Сколько будем пить?

Норму выпитого на банкете сотрудники ресторанов видят так: полбутылки вина, 300 мл крепкого алкоголя, литр безалкогольных напитков. При этом в обычное банкетное меню включают всего бокал-другой вина, и то не всегда. Решить вопрос можно тремя способами:

  • Заказывать напитки по меню — самый дорогой, зато и надежный способ. В некоторых случаях можно договориться об определенном депозите на бар, сверх которого гости будут оплачивать напитки их своего кармана.
  • Принести свои напитки. В большинстве ресторанов это вполне возможно, но только при соблюдении некоторых из перечисленных ниже условий: наличие кассового чека (по нему может начисляться «пробка», целостность упаковки (это и в ваших интересах, поверьте), оплата пробкового сбора (обратите внимание — он может начисляться как по количеству бутылок, так и по количеству гостей).
  • Заказать напитки у поставщиков ресторана. Такой «мелкооптовый» вариант может оказаться даже выгоднее закупок в обычном супермаркете (многие из которых закупаются у тех же самых поставщиков и добавляют свой «интерес»).

Что интересного ждать, кроме ужина?

Зависит от вас. Есть 3 варианта: приходить в ресторан, где работает своя шоу-группа, обратиться к партнерам ресторана за организацией праздника «под ключ» или искать артистов и других помощников (флористов, ведущих, фотографов) самостоятельно. В последнем случае останется больше пространства для маневра, если важно, чтобы вечер был устроен специально для вас, а не повторял растиражированный на сотнях банкетов сценарий.

На сколько часов брать ресторан?

Обычная длительность корпоративного банкета — 5-6 часов. Понятно, что можно веселиться и дольше, но будьте начеку — за продление праздника после 23:00 в большинстве заведений просят дополнительную арендную плату. Чтобы уложиться и сэкономить на такси для сотрудников, начинайте вечер не позже 17:00-18:00.

А места всем хватит?

Если вам кажется, что 100 человек в этом крохотном кафе никак не разместятся, то вам не кажется. Для комфортного вечера каждому гостю полагается 2,5-4 м2 личного пространства, в ресторанах же часто завышают собственную вместимость (самый распространненый вариант — публикация данных о вместимости на фуршеты, «стоячий» формат мероприятия, который предполагает гораздо большую плотность столов). Еще о «ГОСТах»: не всегда на частные мероприятия выделяют достаточное количество официантов. Если компанию из 50 гостей обслуживает 2 человека — возможны накладки. Оптимальный вариант: 1 официант на 8 гостей; даже самый опытный сотрудник вряд ли обеспечит качественный сервис компании, в которой больше 15 персон. Узнайте заранее, на какой сервис рассчитывать, за незначительную доплату штат помощников увеличат, всем будет спокойнее.

Павел Дягилев

ведущий мероприятий, конферансье

При выборе площадки под корпоративный вечер необходимо понимать основные задачи. Это касается комфорта при заполненности зала. Рестораны всегда завышают цифру максимального количества гостей, потому что не заинтересованы в развлекательной программе и дополнительных развлечениях. Поэтому называют число исходя из имеющихся столов, стульев или размеров помещения от стены до стены. Чтобы осталось место для танцев и комфортного проведения программы, от максимальной вместимости, которую называет ресторан, нужно отнять 20-30 человек (3-4 стола). Если в зале есть сцена, то это количество можно сократить до 10-15 человек (1-2 стола). Под завязку зал можно наполнить, если есть отдельный танцпол и сцена для программы. В остальных случаях нужен свободный проход гостям, место под танцы и как минимум место, где будет работать ведущий, чтобы он неожиданно не возникал между столиков.

А если все пойдет не так?

Чтобы праздник прошел гладко, сценарий вечера составляют заранее. Все: от вступительной речи ведущего до выноса закусок и времени начала «Тайного Санты» расписано по минутам в специальном документе. За его исполнением следит специальный сотрудник — банкетный менеджер. В зависимости от сложности мероприятия, суммы заказа ресторан решает, выделить специалиста на весь период работы — от заключения договора до окончания мероприятия — или только на этап подготовки.

О нас

Если стало не так страшно, но куда идти на следующий банкет до сих пор решительно непонятно, звоните нам. Банкетная служба Restorating бесплатно составит подборку подходящих именно вам ресторанов и банкетных залов, проконсультирует по стоимости меню и цене пробкового сбора, подскажет, куда разрешат принести свое оборудование, а в каких ресторанах работают штатные певцы. Мы решаем самые непредсказуемые вопросы уже 18 лет, и в среднем помогаем проводить по 15 банкетов в день.

Заказать банкет

теги:

Читайте также:

Пожалуйста, авторизуйтесь, чтобы оставить свой комментарий.

Как я организовал корпоратив — личный опыт

Как справиться с подготовкой корпоратива в одиночку и не слить бюджет компании — рассказывают клиенты компании «Ресторанный рейтинг», и мы сами.

Закрыть ресторан на одну ночь: новогодний корпоратив

Что делать, если коллеги заслужили достойный корпоратив на Новый год.

Собрать всех: почему корпоратив с незнакомцами полезен для бизнеса

Кратко о сути сборных корпоративов и подборка лучших предложений этого года.